68、移動(dòng)媒體在秘書工作中的應(yīng)用
68、移動(dòng)媒體在秘書工作中的應(yīng)用
2017年01月16日 15:52:48 來源:浙江黨建網(wǎng) 作者:鄧新晨
《秘書工作案例與分析》
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,尤其是計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)入了各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的辦公室。
現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)意義上的秘書工作相比，發(fā)生了重大變化。以往起草文件材料，都是秘書人員手寫,再交給打字員校對打印。而現(xiàn)在，有了電子計(jì)算機(jī)和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,秘書人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。
首先，互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的各種業(yè)務(wù)都可以被秘書工作所利用，特別是網(wǎng)絡(luò)資訊服務(wù)、搜索引擎、網(wǎng)上銀行、在線交易、網(wǎng)絡(luò)廣告、網(wǎng)上視頻服務(wù)、收費(fèi)郵件服務(wù)、短信服務(wù)等，大大提高了秘書的工作效率。其次，秘書工作崗位承上啟下，作為工作機(jī)構(gòu)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)在很大程度上適合秘書上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)的工作要求。
所謂通過網(wǎng)絡(luò)溝通就是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，在手機(jī)、平板電腦、計(jì)算機(jī)等移動(dòng)終端上，人與人之間溝通由紙質(zhì)和當(dāng)面交流變?yōu)橥ㄟ^客觀工作進(jìn)行的文字、圖片、聲音、視頻圖像的交流。
將秘書實(shí)務(wù)與新媒體、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，這種新興的辦公方式是當(dāng)前秘書工作革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的必然產(chǎn)物。
其次，近兩年來，國家重點(diǎn)在全國高校范圍內(nèi)打造應(yīng)用型大學(xué)。越來越多的企業(yè)和單位不再把學(xué)位高低作為衡量一個(gè)應(yīng)聘者素質(zhì)高低的決定性因素。文秘專業(yè)是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì)競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化和專業(yè)化。它在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀(jì)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展十大需求專業(yè)之一。
事實(shí)上，新媒體環(huán)境下秘書工作也存在弊端。
第一是對材料原始性真實(shí)性的影響。
秘書工作雖然瑣碎,但是嚴(yán)謹(jǐn)性極高。這樣的特殊性使得秘書工作時(shí)對原始材料的保存、備查顯得尤為重要。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及運(yùn)用這方面出現(xiàn)了漏洞。比如,1領(lǐng)導(dǎo)講話稿的成文過程?，F(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的講話稿一般都在計(jì)算機(jī)上操作完成,秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,網(wǎng)絡(luò)中搜索信息完成初稿,初稿由領(lǐng)導(dǎo)審閱后,秘書人員直接在計(jì)算機(jī)上修改完成定稿,為提高工作效率,郵件來郵件去,優(yōu)盤來優(yōu)盤去,最后保存的只是最后一稿,這其中領(lǐng)導(dǎo)的修改意見,甚至最初的意圖已部分或者全部丟失,材料的原始性真實(shí)性受到影響。o會(huì)議記錄的整理、存檔。會(huì)議記錄是秘書工作內(nèi)容之一。隨著錄音機(jī)、電腦的普及,在很大程度上改善了人們對語言記錄和書寫的條件。攜帶方便,使用快捷的筆記本電腦自然成為會(huì)議記錄的主角?？墒侨绱擞涗浭浅醺宥ǜ搴弦?存檔時(shí)只有一稿,且其中多了幾分記錄人員的主觀任意性。這不僅違背了存檔時(shí)初稿定稿各一份的要求,材料的真實(shí)性也受到影響。
第二是對文書管理、信息傳遞的影響。
文書處理是辦公室秘書人員的一項(xiàng)重要工作,信息傳遞是秘書的基本工作職責(zé)。就運(yùn)用計(jì)算機(jī)導(dǎo)致的負(fù)面影響闡述如下。文書處理方面。收文和發(fā)文都有一套固定的程序,這程序一般是不容刪減和變動(dòng)的。如果運(yùn)用電子郵件傳輸文件經(jīng)常是幾個(gè)程序合一,這樣既破壞了公文的嚴(yán)肅性,違反了國家頒布的新標(biāo)準(zhǔn),也將使檔案工作無法正常進(jìn)行。o信息傳遞方面。信息工作講求時(shí)效性和廣泛性,對此運(yùn)用電子郵件傳遞信息具有無法比擬的優(yōu)勢。但是我們在考慮時(shí)效性和廣泛性的同時(shí),信息的保密性和準(zhǔn)確性卻不容忽視。
責(zé)任編輯：朱麗娜
